HR Interim Management bei HR-Digitalisierung

Digitale Personalakte, automatisierte Workflows, People Analytics, Employee-Self-Services oder KI: Die technologischen Möglichkeiten für HR sind heute größer als je zuvor. Trotzdem arbeiten viele Personalabteilungen weiterhin mit manuellen Prozessen, unterschiedlichen Systemen und Daten, die nicht zentral verfügbar sind. Die Herausforderung liegt darin, bestehende Prozesse neu zu denken und die Digitalisierung parallel zum laufenden HR-Betrieb umzusetzen. Wie können HR Interim Manager Unternehmen dabei unterstützen?

Das Wichtigste auf einen Blick

Die Bedeutung digitaler HR-Strukturen ist in den Unternehmen angekommen. Die Umsetzung hält mit diesem Anspruch allerdings häufig nicht Schritt. Eine Benchmarking-Studie zum Digitalisierungsgrad von HR zeigt diesen Widerspruch deutlich: 90 Prozent der Befragten sehen ein hohes oder sehr hohes Potenzial darin, ihre HR-Ziele mithilfe von Digitalisierung besser zu erreichen. Der tatsächliche Digitalisierungsgrad der HR-Funktion stagnierte in der Untersuchung jedoch auf einem mittleren Niveau: Nur rund zwei von fünf Unternehmen verfügten zumindest über eine grob definierte HR-Digitalisierungsstrategie. Als zentrale Hindernisse wurden insbesondere fehlende personelle Ressourcen und mangelnde Zeit genannt.

Genau diese Situation erleben wir auch in unserer Vermittlungspraxis. HR-Teams wissen häufig sehr genau, welche Prozesse verbessert werden müssten. Im Tagesgeschäft fehlen ihnen jedoch die Kapazitäten, gleichzeitig Anforderungen zu definieren, Systeme auszuwählen, Dienstleister zu koordinieren und die Organisation durch den Veränderungsprozess zu führen.

Wie schnell aus einem IT-Projekt ein umfassendes HR-Projekt werden kann, zeigt ein Mandat aus unserer Vermittlungspraxis. Ein Industrieunternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitenden wollte seine historisch gewachsenen HR-Prozesse digitalisieren und gleichzeitig ein neues SAP-HR-Modul einführen. Die Personalabteilung arbeitete mit unterschiedlichen Abläufen und Zuständigkeiten, während das operative Tagesgeschäft unverändert weiterlaufen musste.

Wir vermittelten innerhalb weniger Tage einen erfahrenen Interim HR Manager mit Digitalisierungsexpertise für ein sechsmonatiges Mandat. Zu Beginn analysierte er gemeinsam mit den Fachbereichen die bestehenden Strukturen und Prozesse und definierte daraus die Anforderungen an die künftige HR-Organisation. Anschließend koordinierte er die HR-seitige Implementierung des neuen Systems, strukturierte die Zusammenarbeit mit IT und externen Dienstleistern und begleitete die notwendigen Prozessveränderungen.

Prozesse und Verantwortlichkeiten wurden hinterfragt und für die künftige Organisation neu aufgesetzt. Parallel wurden die internen HR-Verantwortlichen eingebunden, damit die neuen Strukturen nach Abschluss des Mandats eigenständig weitergeführt werden konnten. Der Tagessatz im Mandat betrug rund 1.300 Euro zzgl. MwSt. Die Eckdaten orientieren sich an typischen Mandaten aus unserer Vermittlungspraxis.

Typische Einsatzfelder sind:

Der Handlungsbedarf ist weiterhin erheblich. Einer Untersuchung von F.A.Z. Business Media zufolge sind 55 Prozent der befragten Personaler mit dem Digitalisierungsstand ihrer HR-Prozesse unzufrieden. Rund 80 Prozent geben an, durch analoge HR-Prozesse Zeit und Talente zu verlieren.

Gleichzeitig unterscheiden sich die Fortschritte erheblich nach Prozess. Während beispielsweise 78 Prozent bereits HR-IT-Software für die Gehaltsabrechnung einsetzen und 63 Prozent eine digitale Personalakte nutzen, besteht unter anderem bei On- und Offboarding (30 %), Lernmanagement (36%) und People Analytics (17%) weiterhin Nachholbedarf. Digitalisierung bedeutet heute, Prozesse miteinander zu verbinden, Daten sinnvoll zu nutzen und administrative Tätigkeiten so weit wie möglich zu automatisieren.

Die konkrete Rolle richtet sich nach Ausgangslage und Projektumfang. Ein Interim Manager kann die gesamte HR-seitige Transformation verantworten oder gezielt ein einzelnes Digitalisierungsprojekt übernehmen. Zu den häufigsten Aufgaben gehören:

Aus unserer Erfahrung ist gerade die Schnittstellenfunktion entscheidend. IT kennt die technischen Möglichkeiten, HR kennt die fachlichen Anforderungen und die Geschäftsführung erwartet einen wirtschaftlichen Nutzen. Der Interim Manager muss diese drei Perspektiven zusammenführen und daraus ein umsetzbares Projekt machen.

Eine neue Software digitalisiert noch keine Personalabteilung. Werden ineffiziente Prozesse unverändert in ein neues System übertragen, bleibt ein großer Teil des möglichen Nutzens ungenutzt. Deshalb beginnt erfolgreiche HR-Digitalisierung idealerweise vor der eigentlichen Implementierung. Welche Arbeitsschritte sind tatsächlich notwendig? Wo entstehen Medienbrüche? Welche Freigaben können automatisiert werden? Welche Daten werden mehrfach gepflegt? Und welche Aufgaben können künftig Mitarbeitende oder Führungskräfte über Self Services selbst erledigen? Aus unserer Erfahrung ist diese Prozessanalyse einer der wichtigsten Schritte des gesamten Projekts. Erst wenn das Zielbild klar ist, sollte entschieden werden, wie Technologie dieses Ziel unterstützt. Das gilt zunehmend auch für Künstliche Intelligenz.

Aus unserer Erfahrung sind vier Faktoren besonders wichtig:

Erst nach dem Go-live zeigt sich, ob Prozesse funktionieren, Daten korrekt gepflegt werden und Mitarbeitende die neuen Möglichkeiten tatsächlich nutzen. Deshalb sollte bereits während des Mandats festgelegt werden, wer Systeme und Prozesse später verantwortet. Dokumentationen, klare Zuständigkeiten und die Schulung interner Teams sind dafür unverzichtbar. Aus unserer Erfahrung gehört dieser Wissenstransfer zu den wichtigsten Aufgaben eines Interim Managers. Sein Ziel ist es, Strukturen zu schaffen, die nach seinem Einsatz ohne ihn funktionieren.

Die meisten Unternehmen haben die Bedeutung der HR-Digitalisierung erkannt. Die größere Herausforderung besteht inzwischen darin, aus technologischen Möglichkeiten funktionierende Prozesse und eine zukunftsfähige HR-Organisation zu entwickeln. HR Interim Manager können genau an dieser Stelle zusätzliche Handlungsfähigkeit schaffen. Sie bringen Kapazität in Projekte, für die interne HR-Teams im Tagesgeschäft häufig nicht genügend Zeit haben, verbinden HR mit IT und übernehmen Verantwortung für die Umsetzung.

Aus unserer Erfahrung entsteht der größte Mehrwert dann, wenn Digitalisierung nicht als Softwareprojekt verstanden wird. Wer Prozesse hinterfragt, Verantwortlichkeiten neu ordnet und Mitarbeitende frühzeitig einbindet, schafft eine HR-Organisation, die schneller, transparenter und langfristig leistungsfähiger wird. Die HR Consultants bringen Unternehmen kurzfristig mit erfahrenen HR Interim Managern zusammen, die Digitalisierungs- und Transformationsprojekte strukturiert begleiten und operativ vorantreiben.

Ulrich Naumann ist Geschäftsführer von HR Consultants und vermittelt seit 1998 Interim Manager in HR und Finance, 4.500+ begleitete Mandate. Einsätze mit Digitalisierungsprojekten im HR- und Finance-Bereich hat er in rd. 15 Mandaten begleitet.