HR Interim Management bei M&A-Integration

Nach dem Closing von Fusionen und Übernahmen beginnt die Integration: Organisationsstrukturen müssen zusammengeführt, Verantwortlichkeiten geklärt, HR-Prozesse harmonisiert und Mitarbeitende durch eine Phase hoher Unsicherheit geführt werden. Gleichzeitig erwartet das Management, dass die geplanten Synergien möglichst schnell wirksam werden. In solchen Phasen kann ein erfahrener HR Interim Manager zusätzliche Kapazität und Struktur schaffen.

Das Wichtigste auf einen Blick

Ein HR Interim Manager ist insbesondere dann sinnvoll, wenn unmittelbar nach einer Transaktion zahlreiche Personalthemen gleichzeitig gelöst werden müssen. Das betrifft beispielsweise die Zusammenführung zweier HR-Organisationen, neue Führungsstrukturen, die Vereinheitlichung unterschiedlicher Vergütungsmodelle, die Integration von HR-Systemen und die Begleitung organisatorischer Veränderungen.

Aus unserer Erfahrung fehlt vielen internen HR-Teams in dieser Phase oftmals die zusätzliche Kapazität. Payroll, Recruiting und Personalbetreuung müssen weiterlaufen, während parallel eine neue Organisation entsteht. Ein Interim Manager kann einen solchen Integrationsprozess gezielt übernehmen und dafür sorgen, dass Entscheidungen nicht im Tagesgeschäft liegen bleiben.

Ein Unternehmen aus der Medizintechnik mit rund 700 Mitarbeitenden hatte nach einer Übernahme eine zusätzliche Geschäftseinheit in die bestehende Organisation zu integrieren. Beide Unternehmen verfügten über unterschiedliche HR-Strukturen, Vergütungsmodelle und Prozesse zur Personalentwicklung. Gleichzeitig sollten Schlüsselkräfte gehalten und die Verantwortlichkeiten innerhalb der neuen Organisation schnell geklärt werden.

Wir vermittelten innerhalb weniger Tage einen erfahrenen Interim HR Manager für ein sechsmonatiges Mandat. Er entwickelte gemeinsam mit der Geschäftsführung die künftige HR-Zielorganisation, strukturierte die Verantwortlichkeiten neu und begleitete die Harmonisierung von Compensation & Benefits. Parallel wurde ein gemeinsamer Ansatz für Talent Management und Personalentwicklung aufgebaut.

Besonderes Augenmerk lag auf den Führungskräften der übernommenen Einheit. Sie wurden frühzeitig in die neue Organisation eingebunden und erhielten klare Ansprechpartner und Verantwortlichkeiten. Dadurch konnte die neue Geschäftseinheit schrittweise in die bestehende Organisation integriert und anschließend strukturiert an das interne HR-Team übergeben werden. Der Tagessatz im Mandat lag bei rund 1.600 € zzgl. MwSt. Die Eckdaten orientieren sich an typischen Interim-Mandaten in Unternehmen in M&A-Situationen.

Je nach Transaktion kann der Interim Manager die gesamte HR-Integration steuern oder einzelne Workstreams verantworten. Typische Aufgaben sind:

Wichtig ist dabei ein klares Zielbild. Nicht jede Akquisition erfordert, dass sämtliche Prozesse unmittelbar vereinheitlicht werden. Unternehmen sollten früh entscheiden, welche Strukturen zusammengeführt werden müssen und wo Eigenständigkeit zunächst sinnvoll bleibt.

Die wirtschaftliche Logik einer Transaktion wird meist lange vor dem Closing detailliert analysiert. Personalstruktur, Führung und Unternehmenskultur erhalten dagegen teilweise erst während der Integration die notwendige Aufmerksamkeit.

Dabei können genau diese Faktoren den wirtschaftlichen Erfolg erheblich beeinflussen. Untersuchungen von Mercer in Kanada zeigen, dass bei 67 Prozent der M&A-Transaktionen geplante Synergien aufgrund nicht ausreichend adressierter People-Risiken verzögert werden. Gleichzeitig analysieren inzwischen 74 Prozent der Käufer die Unternehmenskultur bereits während der Due Diligence. Aus unserer Erfahrung ist diese frühe Betrachtung sinnvoll. Wer erst nach dem Closing erkennt, dass zentrale Führungskräfte das Unternehmen verlassen könnten, Vergütungssysteme erhebliche Unterschiede aufweisen oder Verantwortlichkeiten ungeklärt sind, verliert wertvolle Zeit.

Unterschiedliche Unternehmenskulturen zeigen sich selten nur in Leitbildern. Sie werden im Arbeitsalltag sichtbar: Wie schnell werden Entscheidungen getroffen? Wie viel Verantwortung liegt bei Führungskräften? Wie offen werden Probleme angesprochen? Welche Freiheiten haben einzelne Teams? Vor allem nach Übernahmen können solche Unterschiede schnell zu Reibungsverlusten führen. Mitarbeitende fragen sich gleichzeitig, welche Position sie künftig haben, wer Entscheidungen trifft und welche Veränderungen noch folgen werden.

Ein HR Interim Manager schafft in dieser Phase Orientierung. Er definiert gemeinsam mit dem Management klare Verantwortlichkeiten, strukturiert die Kommunikation und macht kulturelle Unterschiede frühzeitig sichtbar. Aus unserer Erfahrung ist dabei besonders wichtig, nicht jede bestehende Struktur sofort zu verändern. Erfolgreiche Integration bedeutet auch, gezielt zu erkennen, welche Stärken des übernommenen Unternehmens erhalten bleiben sollten.

M&A-Integrationen benötigen Tempo. Ungeklärte Verantwortlichkeiten und ausstehende Personalentscheidungen erzeugen Unsicherheit und können die Organisation über Monate beschäftigen. Ein erfolgreicher Integrationsplan unterscheidet zwischen Themen, die unmittelbar geklärt werden müssen, und Veränderungen, die bewusst später erfolgen können.

Payroll, Verantwortlichkeiten, Kommunikationswege und die Sicherung kritischer Schlüsselkräfte gehören beispielsweise früh auf die Agenda. Die vollständige Harmonisierung von Talent Management, Vergütungssystemen oder Unternehmenskultur benötigt meist mehr Zeit. Hier können erfahrene Interim Manager helfen, Prioritäten zu setzen und die einzelnen Integrationsschritte in eine realistische Reihenfolge zu bringen.

Aus unserer Erfahrung sind vier Punkte besonders wichtig:

Hinzu kommt der Wissenstransfer. Ein Interim Manager soll keine dauerhafte Abhängigkeit schaffen. Prozesse, Entscheidungen und Verantwortlichkeiten müssen deshalb dokumentiert und schrittweise an die interne HR-Organisation übergeben werden.

Der Abschluss einer Transaktion schafft zunächst nur die wirtschaftlichen und rechtlichen Voraussetzungen für ein gemeinsames Unternehmen. Ob daraus tatsächlich eine funktionierende Organisation entsteht, entscheidet sich in den Monaten danach. HR Interim Manager können in dieser Phase zusätzliche Handlungsfähigkeit schaffen. Sie strukturieren die People-Seite der Integration, sorgen für klare Verantwortlichkeiten und begleiten Veränderungen von der Zielorganisation bis zur operativen Umsetzung.

Aus unserer Erfahrung liegt der größte Mehrwert dabei in der Verbindung von Geschwindigkeit und Erfahrung. Wer Personalstruktur, Führung, Kultur und Schlüsselkräfte früh berücksichtigt, erhöht die Chance, geplante Synergien schneller zu realisieren und aus zwei Organisationen ein nachhaltig funktionierendes Unternehmen zu entwickeln.

Ulrich Naumann ist Geschäftsführer von HR Consultants und vermittelt seit 1998 Interim Manager in HR und Finance, 4.500+ begleitete Mandate. Einsätze im HR- und Finance-Bereich in Unternehmen mit M&A-, Integrations- und Transformationsprojekten hat er in rd. 15 Mandaten begleitet.