Unsere HR-Leitung fällt aus: Wie schnell kann ein HR Interim Manager übernehmen?

Ein erfahrener HR Interim Manager kann in der Regel innerhalb von 3 bis 5 Tagen starten. HR Consultants stellt anfragenden Unternehmen oftmals innerhalb von 24 Stunden erste geprüfte Kandidatenprofile vor. Zum Vergleich: Die langfristige Nachbesetzung einer HR-Leitung dauert typischerweise 3 bis 6 Monate.

Ein Unternehmen der Luftfahrtlogistik mit rund 1.200 Mitarbeitenden stand nach dem kurzfristigen Ausfall der Personalleitung vor zwei Aufgaben zugleich: der weiteren Digitalisierung der HR-Prozesse und -Strukturen und der Einarbeitung der Nachfolgerin. Wir vermittelten innerhalb von 3 Tagen einen Interim HR Manager für ein Mandat von 6 Monaten. Ergebnis: Der Digitalisierungsprozess lief ohne Unterbrechung weiter und konnte ohne Reibungs- und Zeitverluste an die Nachfolgerin übergeben werden. Tagessatz im Mandat: 1.500 € zzgl. MwSt.

An diesem Fall lässt sich zeigen, worauf es bei einer kurzfristigen Überbrückung tatsächlich ankommt.

Vier Faktoren bestimmen, wie schnell ein HR Interim Manager tatsächlich arbeitsfähig ist: die Dringlichkeit der Anfrage, die Komplexität der Aufgabenstellung, der Stand der Übergabedokumentation und die Geschwindigkeit, mit der das Unternehmen Zugänge, Ansprechpartner und Entscheidungswege bereitstellt.

Der Engpass liegt in der Praxis selten bei der Vermittlung, sondern im Unternehmen selbst: Ohne Systemzugänge, ein klares Mandat und einen benannten Ansprechpartner in der Geschäftsführung verliert auch der beste Interim Manager die erste Woche.

Ein HR Interim Manager übernimmt ab dem ersten Tag die Steuerung der Personalabteilung, laufende Recruiting-Prozesse, die Beratung der Geschäftsführung in arbeitsrechtlichen und organisatorischen Fragen sowie die Fortführung begonnener Projekte wie Digitalisierungs- oder Transformationsvorhaben. Wie weit seine Weisungsbefugnis dabei reicht, hängt von der gewählten Beschäftigungsform ab.

Ebenso wichtig ist die Kommunikation: Mitarbeitende, Führungskräfte und Arbeitnehmervertretung brauchen gerade in dieser Situation einen verlässlichen Ansprechpartner, damit Entscheidungen weiterhin zeitnah getroffen werden.

Phase

Tag 1 bis 5

Inhalt

Lagebild: laufende Projekte, dringende Entscheidungen, Risiken. Gespräche mit Geschäftsführung, Führungskräften, HR-Team, ggf. Betriebsrat.

Woche 2 bis 3

Priorisierung, Verantwortlichkeiten klären, kritische Personalmaßnahmen und Recruiting-Pipeline stabilisieren, Definition u. Einbindung von Schnittstellen.

Woche 4

Statusbericht an die Geschäftsführung: Was läuft, was ist abgesichert, wo besteht Handlungsbedarf über das Interim Mandat hinaus.

Das Ziel der ersten Wochen ist nicht, alles zu verändern, sondern Stabilität und Verlässlichkeit herzustellen und Risiken zu minimieren.

Der Tagessatz eines HR Interim Managers auf Leitungsebene liegt bei rund 1.000 € für eine operative Personalleitung im Mittelstand und bei etwa 1.800 € und mehr für strategische Rollen mit Konzernverantwortung, jeweils zzgl. MwSt. Ausschlaggebend sind Verantwortungsumfang, Branche, Dauer des Mandats, die Auslastung des Interim Managers und seine projektbezogene Expertise.

Der Vergleich mit dem Gehalt einer festen HR-Leitung, im Durchschnitt rund 14.000 € brutto im Monat, greift dabei zu kurz. Entscheidend sind die Kosten der Vakanz selbst: Bleibt die Position über Monate unbesetzt, summieren sich Projektstillstand, verzögerte Besetzungen und aufgeschobene Entscheidungen schnell auf 100.000 € und mehr. Nicht eingerechnet sind die immateriellen Folgen, allen voran der Vertrauens- und Reputationsverlust nach innen, der sich langfristig ebenfalls monetär auswirken kann.

Mit der Kostenfrage stellt sich die Frage nach der Art der Beschäftigung. Entscheidend ist der tatsächliche Aufgabenzuschnitt. Beschränkt sich die Tätigkeit darauf, die Stakeholder in bestehenden oder neu anzustoßenden Projekten zu beraten und zu unterstützen, kommt der Interim Manager als selbständiger Berater zum Einsatz.

Soll er dagegen die vakante Position selbst ausfüllen, also mit Weisungs- und Entscheidungsbefugnis handeln und damit in die Betriebsorganisation eingegliedert sein, ist die kurzzeitige befristete Anstellung als Personalleiter der richtige Weg.

Welche Form im konkreten Fall trägt, klären wir vor Mandatsbeginn gemeinsam mit Ihnen anhand des tatsächlichen Aufgabenzuschnitts. Eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls ersetzt dieser Überblick nicht.

Drei Punkte entscheiden über den Erfolg: erstens eine klare Definition, welche Aufgaben und Ziele der Einsatz hat, zweitens eindeutige Entscheidungsbefugnisse und transparente Kommunikationswege, drittens ein früh bereitgestellter Überblick über laufende Projekte, Personalthemen und Ansprechpartner.

Wer den Einsatz zusätzlich nutzt, um liegengebliebene Prozess- und Strukturthemen anzugehen, macht aus der Vertretung einen Gewinn. Bei einem Unternehmen der Hochtechnologie-Branche mit rund 950 Mitarbeitenden führte der Interim Manager nicht nur die Digitalisierungs- und Transformationsprojekte der ausgefallenen HR-Leitung weiter. Nach einer tiefgehenden Analyse brachte er zusätzlich seine Expertise in der Führungskräfteentwicklung ein und gab diesem Prozess im Lauf des Mandats eine neue Ausrichtung. Das Feedback der Führungskräfte: höhere Motivation, wirksamere Kommunikation und effizientere Zielerreichung.

Bei einer Vakanzüberbrückung erwarten Unternehmen meist genau das, was der Begriff verspricht: weiterführen, nicht verändern. In einem Mandat für ein größeres Industrieunternehmen war der Auftrag entsprechend eng gefasst. Die bestehende HR-Strategie fortsetzen, Talent Acquisition und Talent Management am Laufen halten, die HR Business Partner führen, angelaufene Projekteinführungen koordinieren.

Unser Interim Manager hat genau diesen Auftrag erfüllt und nach einem Monat trotzdem etwas mitgebracht, das niemand bestellt hatte: eine Analyse, warum die HR-Prozesse in diesem Haus ohne Digitalisierung nicht mitwachsen. Das ist für mich der Unterschied zwischen einer Vertretung und einer Überbrückung. Eine Vertretung hält den Stand. Ein erfahrener Interim Manager sieht in denselben vier Wochen das, was die ausgefallene Leitung im Tagesgeschäft längst nicht mehr sehen konnte. Der Kunde hat damit den Grundstein für eine moderne Personalabteilung gelegt, ohne ihn je beauftragt zu haben.

Der Ausfall einer HR-Leitung ist planbar überbrückbar: Mit einem klaren Mandat und schneller Bereitstellung von Informationen ist ein HR Interim Manager innerhalb weniger Tage arbeitsfähig und die Personalfunktion bleibt durchgehend handlungsfähig. Die Übergangsphase eignet sich zudem, um Strukturen und Prozesse zu prüfen und ggf. zu hinterfragen, die im Tagesgeschäft liegen geblieben sind.

Sie brauchen kurzfristig eine erfahrene HR-Führungskraft? Fragen Sie über unsere Seite HR Interim Management: geprüfte HR-Manager kurzfristig anfragen an, oder informieren Sie sich, wie wir einen Interim Head of HR besetzen.

Ulrich Naumann ist Geschäftsführer von HR Consultants und vermittelt seit 1998 Interim Manager in HR und Finance, 4.500+ begleitete Mandate.