Das neue Entgelttransparenzgesetz: Was sich für HR-Abteilungen 2026 ändert

Das Entgelttransparenzgesetz steht vor einer grundlegenden Neuausrichtung – und HR-Abteilungen rücken damit stärker denn je in den Fokus von Compliance, Reporting und interner Kommunikation. Ab 2026 werden deutlich erweiterte Auskunftsansprüche, neue Berichtspflichten und strengere Haftungsregeln erwartet.

Für HR-Leitungen stellt sich vor allem eine Frage: Wie groß wird der administrative und rechtliche Aufwand – und wie gut sind unsere Entgeltstrukturen heute wirklich vorbereitet? Wir geben einen Überblick über den aktuellen Stand, die wichtigsten Änderungen und die konkreten To-dos für HR-Verantwortliche.

Das Entgelttransparenzgesetz steht vor einer der größten Reformen seit seiner Einführung. Mit der Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie verschiebt sich der Fokus deutlich: weg von vereinzelten Auskunftsansprüchen, hin zu systematischer Transparenz, erweiterten Berichtspflichten und strukturellem Nachweis fairer Vergütung. Die Richtlinie ist seit Juni 2023 in Kraft und muss bis zum 7. Juni 2026 in deutsches Recht umgesetzt werden, was zu einer Überarbeitung des bestehenden Entgelttransparenzgesetzes führt.

Konkret bedeutet dies, dass Unternehmen, über den bisherigen, eher punktuellen Auskunftsanspruch hinaus, künftig wesentlich weitergehende Verpflichtungen erfüllen müssen: Bereits bei Bewerbungen sollen Gehaltsangaben oder Gehaltsspannen genannt werden, gängige Fragen nach Gehaltsvergangenheit werden untersagt, und Beschäftigte erhalten erweiterte Auskunftsrechte zu Entgeltstrukturen und Kriterien. Zudem sind künftig je nach Unternehmensgröße regelmäßige Berichte über Entgeltstrukturen, einschließlich geschlechtsspezifischer Lohnunterschiede, vorgesehen.

Für HR-Abteilungen bedeutet das eine neue Qualität an Verantwortung, sowohl organisatorisch als auch rechtlich: Der Aufwand beschränkt sich nicht mehr auf einzelne Anfragen, sondern muss dauerhaft im Tagesgeschäft verankert werden. Reporting, Vergleichsgruppen, dokumentierte Entscheidungslogiken und proaktive Vorbereitungsprozesse werden zum Standard. Die zentrale Frage lautet daher nicht mehr ob gehandelt werden muss, sondern wie schnell und wie strukturiert.

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verpflichtet alle Mitgliedsstaaten, den Grundsatz des gleichen Entgelts für gleiche oder gleichwertige Arbeit effektiv durchsetzbar zu machen. Dazu gehören einheitliche Transparenzregeln, klare Definitionen und wirksame Sanktionen. Ziel ist es, Entgeltunterschiede frühzeitig sichtbar zu machen, nicht erst im Gerichtsverfahren.

Auch wenn der finale deutsche Gesetzestext noch aussteht, ist klar: Die Umsetzung wird deutlich über das bisherige Entgelttransparenzgesetz hinausgehen. HR-Abteilungen sollten sich nicht auf Detaildiskussionen verlassen, sondern von den bekannten Eckpunkten ausgehen, insbesondere bei Schwellenwerten, Dokumentationspflichten und Haftungsfragen.

Spätestens ab Mitte 2026 müssen Unternehmen compliant sein. Erfahrungsgemäß wird der Vorlauf jedoch knapp. Gerade größere Organisationen mit komplexen Strukturen benötigen Monate (oft Jahre) um ihre Entgeltlogiken sauber abzubilden. Wer erst reagiert, wenn das Gesetz verabschiedet ist, wird unter erheblichem Zeit- und Ressourcen­druck stehen.

Die geplante Berichtspflicht ab 100 Mitarbeitenden zwingt Unternehmen dazu, regelmäßig Auswertungen zum geschlechtsspezifischen Lohngefälle zu erstellen. Diese Berichte sind nicht nur formale Pflichterfüllung, sondern müssen inhaltlich belastbar sein, inklusive Begründungen für Abweichungen. Für HR bedeutet das: Ohne konsistente Entgeltstrukturen und klare Funktionsbewertungen lassen sich diese Berichte kaum rechtssicher erstellen. Ad-hoc-Auswertungen oder Excel-Listen reichen hier nicht mehr aus.

Noch gravierender ist die Ausweitung des individuellen Auskunftsanspruchs auf alle Arbeitnehmenden. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter kann künftig Informationen zu Vergleichsentgelten verlangen, unabhängig von Unternehmensgröße oder Hierarchieebene. Damit steigt das Risiko von Konflikten mit Bestandsmitarbeitenden erheblich. Jede unklare oder historisch bedingte Gehaltsabweichung kann erklärt und dokumentiert werden müssen. Ohne saubere Datenlage wird jede Anfrage zum potenziellen Streitfall.

Das Entgelttransparenzgesetz verabschiedet sich endgültig von der reinen Betrachtung von Stellenbezeichnungen. Entscheidend ist, ob Tätigkeiten inhaltlich gleichwertig sind, unabhängig von Abteilung, Karrierepfad oder historischer Einordnung. Die EU gibt klare Kriterien vor: Kompetenzen, Verantwortung, Belastung und Arbeitsbedingungen.

Für HR bedeutet das, dass subjektive Einschätzungen oder individuelle Gehaltsverhandlungen künftig kaum noch als Argumentation ausreichen. In der Praxis führt das dazu, dass Rollen über Abteilungsgrenzen hinweg verglichen werden müssen, etwa HR-, IT- oder Finance-Funktionen. Ohne ein strukturiertes Job- und Grading-System lassen sich solche Vergleiche kaum konsistent abbilden. Genau hier entstehen die größten rechtlichen Risiken.

Die Bildung rechtssicherer Vergleichsgruppen ist kein Nebenprojekt. Sie erfordert eine klare Job-Architektur, konsistente Stellenprofile und eine nachvollziehbare Zuordnung von Mitarbeitenden. In vielen Unternehmen existieren diese Grundlagen nur fragmentiert oder sind historisch gewachsen. Gerade die Bereinigung von HR-Stammdaten wird häufig unterschätzt. Unterschiedliche Jobtitel für gleiche Rollen, individuelle Sondervereinbarungen oder fehlende Dokumentation machen Transparenz im Nachhinein extrem aufwendig.

Ulrich Naumann, Geschäftsführer der HR-Consultants, warnt: „Viele Unternehmen unterschätzen massiv, wie lange es dauert, saubere und rechtssichere Vergleichsgruppen zu bilden. Wer erst jetzt anfängt, seine Job-Architektur zu ordnen, wird viel nachholen müssen. Eine solide Datenbasis ist das Fundament. Fehlt diese, wird jede Auskunftsanfrage zum Risiko.

Mit der Beweislastumkehr verschiebt sich das Risiko deutlich zulasten der Arbeitgeber. Können Unternehmen Entgeltunterschiede nicht transparent erklären oder sauber dokumentieren, wird rechtlich vermutet, dass eine Diskriminierung vorliegt. Für HR-Leitungen bedeutet das einen Paradigmenwechsel: Nicht mehr Mitarbeitende müssen Ungleichbehandlung beweisen, sondern Unternehmen ihre Fairness. Intransparenz wird damit selbst zum Risiko, unabhängig davon, ob tatsächlich diskriminiert wurde.

Das Entgelttransparenzgesetz macht klar: Transparenz ist kein kurzfristiges Projekt, sondern eine strategische HR-Aufgabe. Wer jetzt handelt, verschafft sich Zeit, Sicherheit und Gestaltungsspielraum, statt später unter externem Druck reagieren zu müssen.

Starten Sie jetzt mit der Auditierung Ihrer Entgeltstrukturen. So minimieren Sie Risiken, sichern Compliance und schaffen gleichzeitig eine zukunftsfähige Grundlage für faire und nachvollziehbare Vergütung.

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