HR Interim Management bei Restrukturierung

Restrukturierungen stellen die HR-Funktion vor eine besondere Herausforderung: Kosten und Strukturen müssen angepasst werden, während das Unternehmen gleichzeitig handlungsfähig bleiben muss. Verantwortlichkeiten verändern sich, Organisationseinheiten werden zusammengelegt und Mitarbeitende benötigen Orientierung. Für interne HR-Teams bedeutet das häufig eine erhebliche zusätzliche Belastung. HR Interim Manager übernehmen in solchen Phasen zeitlich begrenzt Verantwortung und sorgen dafür, dass notwendige Veränderungen strukturiert umgesetzt werden.

Das Wichtigste auf einen Blick

Ein HR Interim Manager lohnt sich insbesondere dann, wenn eine Restrukturierung zusätzliche HR-Kapazitäten und Erfahrung erfordert, die intern kurzfristig nicht verfügbar sind. Das kann bei einem Turnaround, einer Standortkonsolidierung, einer Reorganisation oder einer notwendigen Anpassung der Personalstruktur der Fall sein.

Auch die Marktprognose 2026 der Dachgesellschaft Deutsches Interim Management (DDIM) zeigt die Bedeutung solcher Mandate. Interim Manager werden demnach weiterhin insbesondere für Transformation, Change und Restrukturierung eingesetzt: insgesamt 25,5 % der Aufgabenstellung der Mandate der Interim Manager (23 % der Aufgabenstellungen mit den Projektanfragen der Provider) betrafen 2025 die Themen „Restrukturierung, Sanierung, insolvenznah“ und „Change Management“, während Themen wie Digitalisierung (4,2 % bzw. 3,9 %), Geschäftsführung (9,9 % bzw. 3,9 %) und Post Merger Integration (1,5 % bzw. 5,8 %) deutlich weniger nachgefragt wurden. In wirtschaftlich anspruchsvollen Phasen greifen Unternehmen damit gezielt auf zeitlich begrenzt verfügbare Führungserfahrung zurück. Aus unserer Erfahrung ist dabei vor allem die Geschwindigkeit entscheidend. Restrukturierungen lassen sich selten über Monate vorbereiten. Entscheidungen müssen getroffen werden, während das operative Geschäft weiterläuft und gleichzeitig die Unsicherheit innerhalb der Organisation steigt.

Wie unterschiedlich die Aufgaben innerhalb eines Restrukturierungsmandats sein können, zeigt ein typischer Fall aus unserer Vermittlungspraxis: Ein mittelständisches Logistik- und Transportunternehmen (rund 650 Mitarbeitende) mit rückläufiger Geschäftsentwicklung befand sich aufgrund veränderter Marktbedingungen in einer umfassenden Transformations- und Restrukturierungsphase. Zwei bisher getrennt geführte Bereiche sollten zusammengelegt, Führungsstrukturen verschlankt und einzelne Funktionen an einem Standort gebündelt werden. Gleichzeitig war die interne HR-Abteilung bereits stark durch das Tagesgeschäft gebunden.

Wir konnten binnen 48 Stunden einen erfahrenen Interim HR Manager für ein sechsmonatiges Restrukturierungsmandat vermitteln. Gemeinsam mit der Geschäftsführung entwickelte er die neue Organisationsstruktur, definierte Verantwortlichkeiten und begleitete die personelle Umsetzung der Standortkonsolidierung. Parallel unterstützte er die Führungskräfte dabei, ihre neuen Rollen zu übernehmen und die Veränderungen gegenüber ihren Teams zu kommunizieren.

Nach Abschluss der strukturellen Veränderungen binnen fünf Monate wurden die neuen Verantwortlichkeiten und HR-Prozesse dokumentiert und an die interne Personalorganisation übergeben und die weitere Umsetzung des Projekts noch für eine gute Implementierung begleitet. So entstand aus der Restrukturierung heraus in kurzem Zeitrahmen eine HR-Struktur, die auf die veränderte Organisation ausgerichtet war, ohne dass das Tagesgeschäft ins Stocken geraten wäre.

Je nach Ausgangssituation übernimmt ein Interim Manager die HR-seitige Steuerung der gesamten Restrukturierung oder verantwortet einzelne Arbeitspakete. Typische Aufgaben sind:

Entscheidend ist, dass strategische Planung und operative Umsetzung zusammenkommen. Verantwortlichkeiten müssen ggf. verändert, Führungskräfte jedenfalls eingebunden und neue Abläufe im Tagesgeschäft etabliert werden.

Restrukturierungen entstehen in der Regel aufgrund mehrerer Problemherde: Kostensteigerungen, veränderte Absatzmärkte, Digitalisierung, Fachkräftemangel und geopolitische Unsicherheiten und Spannungen wirken gleichzeitig auf Unternehmen ein. Die DDIM-Marktprognose 2026 beschreibt entsprechend ein anspruchsvolles Marktumfeld für deutsche Unternehmen, da sie insbesondere bei Investitionsentscheidungen eher Zurückhaltung üben. Gerade Transformations-, Change- und Restrukturierungssituationen bleiben insofern wichtige Einsatzfelder für Interim Manager. Für Unternehmen liegt der Vorteil darin, erfahrene Führungskräfte gezielt für eine klar abgegrenzte Veränderungsphase einsetzen zu können.

Aus unserer Erfahrung ist das gerade bei Restrukturierungen relevant: Interne Führungskräfte kennen das Unternehmen sehr gut, sind aber gleichzeitig Teil der bestehenden Organisation und weiterhin für das Tagesgeschäft verantwortlich. Ein Interim Manager bringt zusätzliche Kapazität und Erfahrung aus vergleichbaren Situationen ein und kann sich vollständig auf die Umsetzung konzentrieren.

Ein zentraler Erfolgsfaktor ist zunächst ein klares Zielbild. Unternehmen müssen definieren, welche wirtschaftlichen und organisatorischen Ergebnisse mit der Restrukturierung erreicht werden sollen. Erst daraus lassen sich konkrete Maßnahmen ableiten. Ebenso wichtig sind klare Entscheidungswege. Restrukturierungsprojekte verlieren schnell an Geschwindigkeit, wenn Geschäftsführung, HR und Fachbereiche unterschiedliche Vorstellungen verfolgen oder Verantwortlichkeiten nicht eindeutig geklärt sind.

Hinzu kommt die Kommunikation. Mitarbeitende erleben Restrukturierungen häufig als Phase hoher Unsicherheit. Werden Entscheidungen spät oder widersprüchlich kommuniziert, entstehen Gerüchte und Widerstände. Aus unserer Erfahrung sollten Führungskräfte darum frühzeitig kommunikativ abgeholt werden, damit sie Veränderungen nachvollziehbar vermitteln können.

Restrukturierungen verändern nicht nur Organigramme. Führungskräfte müssen häufig größere Teams übernehmen, neue Verantwortlichkeiten tragen oder mit veränderten Entscheidungswegen arbeiten. An dieser Stelle entsteht häufig ein unterschätztes Risiko. Eine neue Organisationsstruktur kann formal innerhalb weniger Wochen beschlossen werden. Bis die neue Organisation tatsächlich funktioniert, vergeht deutlich mehr Zeit.

HR Interim Manager begleiten neben den strukturellen Veränderungen auch die Führungskräfte dabei, ihre neuen Rollen zu verstehen, Verantwortlichkeiten zu klären und die veränderte Organisation im Alltag zu führen. Aus unserer Erfahrung entscheidet diese Phase maßgeblich darüber, ob eine Restrukturierung nachhaltig wirkt. Kostenziele können kurzfristig erreicht werden. Langfristig erfolgreich ist die Veränderung erst, wenn die verbleibende Organisation wieder stabil und leistungsfähig arbeitet.

Für ein erfolgreiches Restrukturierungsmandat sind in unseren Augen vor allem diese drei Punkte wichtig:

Genauso wichtig ist der Wissenstransfer. Der Interim Manager sollte Prozesse, Entscheidungen und neue Verantwortlichkeiten so dokumentieren, dass die interne Organisation nach Abschluss des Mandats eigenständig weiterarbeiten kann. Bei Restrukturierungen können zudem arbeitsrechtliche Fragestellungen entstehen. Ob ein Mandat im Einzelfall rechtliche Beratung erfordert, die einem Rechtsanwalt vorbehalten ist und die wir als HR Consultants über unsere Interim Manager insofern nicht anbieten können, klären wir vor Mandatsbeginn gemeinsam mit Ihnen anhand des tatsächlichen Aufgabenzuschnitts. Eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls ersetzt dieser Überblick nicht.

Eine erfolgreiche Restrukturierung endet nicht mit dem Erreichen eines kurzfristigen Kostenziels. Der Maßstab ist, ob anschließend eine Organisation entsteht, die mit klaren Verantwortlichkeiten, funktionierenden Prozessen und handlungsfähigen Führungskräften weiterarbeiten kann.

Wir erleben immer wieder, dass HR Interim Manager genau in dieser Übergangsphase einen wichtigen Beitrag leisten. Sie bringen zusätzliche Führungskapazität und Erfahrung aus vergleichbaren Veränderungssituationen ein, strukturieren die personelle Umsetzung und sorgen dafür, dass notwendige Entscheidungen konsequent umgesetzt werden. Der eigentliche Erfolg einer Restrukturierung zeigt sich deshalb nach der Veränderung: wenn die neue Organisation schlanker aufgestellt ist und im Tagesgeschäft wieder stabil und leistungsfähig funktioniert.

Ulrich Naumann ist Geschäftsführer von HR Consultants und vermittelt seit 1998 Interim Manager in HR und Finance, 4.500+ begleitete Mandate. Einsätze im HR- und Finance-Bereich in Unternehmen mit Restrukturierungsprojekten hat er in rd. 35 Mandaten begleitet.