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Personalbedarf berechnen: Strategische Personalplanung für Unternehmen
Eine strategische Personalbedarfsplanung ist der Schlüssel zu einer effizienten und zukunftsorientierten Personalstrategie. Den Personalbedarf berechnen bedeutet, die richtige Anzahl an Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, um die Unternehmensziele zu erreichen. Ein optimierter Personalbestand vermeidet Engpässe und verhindert kostenintensive Überkapazitäten.
Und das ist noch nicht alles. Unser Geschäftsführer Ulrich Naumann konstatiert: „Mit einer präzisen Personalplanung können Unternehmen die Wettbewerbsfähigkeit und Produktivität nachhaltig sichern. Unsere Erfahrung zeigt, dass Unternehmen mit einer klaren Personalstrategie langfristig effizienter agieren und besser auf Marktveränderungen reagieren können.“ In diesem Beitrag beleuchten wir die Frage, wie Sie Ihren Personalbedarf strategisch planen und welche Methoden zur Bedarfsberechnung existieren.
Planungsmethoden: Wege zur strategischen Personalplanung
Wer den Personalbedarf berechnen möchte, benötigt eine durchdachte Herangehensweise. Je nach Unternehmensgröße und Branche eignen sich unterschiedliche Planungsmethoden, darunter:
1. Quantitative Personalbedarfsplanung
Die quantitative Methode ermittelt den Personalbedarf auf Basis konkreter Zahlen und Kennwerte. Sie umfasst:
- Stellenpläne: Analyse bestehender Stellen und deren zukünftige Besetzung.
- Produktivitätsquoten: Berechnung der benötigten Mitarbeitenden basierend auf Leistungskennzahlen.
- Arbeitszeitmodelle: Anpassung des Personalbedarfs durch Vollzeit- oder Teilzeitstellen.
Beispiel: Ein Produktionsunternehmen plant den Personalbedarf anhand der monatlichen Produktionsmenge. Hierbei wird berechnet, wie viele Arbeitsstunden benötigt werden, um die Zielmenge zu erreichen.
2. Qualitative Personalbedarfsplanung
Im Gegensatz zur quantitativen Methode fokussiert sich die qualitative Planung auf Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeitenden. Hier geht es um:
- Kompetenzprofile: Welche Qualifikationen werden zukünftig gebraucht?
- Skill-Gap-Analyse: Identifikation fehlender Kompetenzen innerhalb der Belegschaft.
- Nachfolgeplanung: Wichtige Positionen zukunftssicher besetzen.
3. Szenario-Planung
Die Szenario-Planung berücksichtigt verschiedene Entwicklungen wie Marktwachstum, Digitalisierung oder wirtschaftliche Schwankungen. Unternehmen erstellen dabei verschiedene Szenarien („Best Case“, „Worst Case“), um flexibel auf Veränderungen reagieren zu können.
Den exakten Personalbedarf berechnen
Um den exakten Personalbedarf zu berechnen, sind präzise Daten und Kennzahlen erforderlich. Hier die wichtigsten Schritte:
1. Ist-Analyse
Ermitteln Sie den aktuellen Personalbestand: Welche Positionen sind besetzt? Wo bestehen offene Stellen oder Überkapazitäten?
2. Zukunftsplanung
Definieren Sie den zukünftigen Bedarf an Mitarbeitenden in Abhängigkeit von Unternehmenszielen und Projekten. Dazu gehören:
- Wachstumsziele: Erfordert das geplante Wachstum mehr Personal?
- Technologische Veränderungen: Benötigen neue Systeme spezifische Qualifikationen?
3. Berechnungsmethoden
Folgende Formeln und Ansätze helfen bei der exakten Personalbedarfsermittlung:
- Bruttobedarf = Aktueller Personalbestand + Zusätzlicher Bedarf (z. B. durch Expansion).
- Nettobedarf = Bruttobedarf – Abgänge (Ruhestand, Fluktuation).
Beispiel: Ein Unternehmen hat aktuell 50 Mitarbeitende. Durch Expansion werden 10 weitere benötigt, aber 5 gehen in Rente. Nettobedarf = 50 + 10 - 5 = 55.
Umsetzung: Strategische Personalplanung in der Praxis
Eine erfolgreiche strategische Personalplanung basiert auf klaren Prozessen, guter Zusammenarbeit und dem Einsatz moderner Werkzeuge. Der erste Schritt besteht darin, die einzelnen Abteilungen und Führungskräfte aktiv in die Bedarfsplanung einzubinden. Durch diesen partizipativen Ansatz lassen sich realistische Anforderungen ermitteln, die sowohl den aktuellen Bedarf als auch zukünftige Entwicklungen berücksichtigen.
Digitale Tools spielen ebenfalls eine zentrale Rolle: Softwarelösungen erleichtern die Erfassung und Analyse relevanter Personaldaten. Diese Systeme schaffen Transparenz, ermöglichen eine präzise Planung – und unterstützen die Automatisierung wiederkehrender Prozesse. Ergänzend dazu hilft Skill-Mapping, also bestehende und benötigte Kompetenzen sichtbar zu machen. Dadurch können gezielt Schulungen initiiert oder neue Talente eingestellt werden, um vorhandene Skill-Gaps zu schließen.
Flexibilität bleibt jedoch der Schlüssel zu einer zukunftsorientierten Personalplanung. Auch hier also Controlling wichtig: Regelmäßige Überprüfungen der Planung und Anpassungen an veränderte Marktbedingungen oder interne Entwicklungen sind unverzichtbar. Agiles Personalmanagement ermöglicht es, auf Herausforderungen schnell zu reagieren und Personalressourcen optimal einzusetzen.
Fazit: Heute richtig für morgen planen
Eine durchdachte Personalbedarfsplanung ist für den langfristigen Unternehmenserfolg unverzichtbar. Sie ermöglicht es, Personalressourcen effizient zu planen, Engpässe zu vermeiden und zukunftsfähige Teams aufzubauen.
Checkliste: Ihre nächsten Schritte zur strategischen Personalplanung
1. Ist-Analyse des Personalbestands durchführen: Erfassen Sie alle aktuellen Stellen, offene Positionen und eventuelle Überkapazitäten.
2. Unternehmensziele definieren: Legen Sie konkrete Wachstumsziele und strategische Projekte fest, die Einfluss auf den Personalbedarf haben.
3. Brutto-Personalbedarf berechnen: Bestimmen Sie den zusätzlichen Bedarf an Mitarbeitenden, der für das Erreichen der Ziele erforderlich ist.
4. Nettobedarf ermitteln: Ziehen Sie geplante Abgänge wie Rücktritte, Ruhestand oder Fluktuation vom Bruttobedarf ab.
5. Skill-Gaps analysieren: Identifizieren Sie fehlende Kompetenzen in Ihrer Belegschaft und erstellen Sie entsprechende Entwicklungspläne.
6. Digitale Tools einsetzen: Nutzen Sie moderne Planungssoftware, um Daten effizient zu erfassen und zu analysieren.
7. Abteilungen aktiv einbinden: Holen Sie Feedback und Anforderungen von Teams und Führungskräften ein, um realistische Bedarfszahlen zu generieren.
8. Szenarien erstellen: Planen Sie verschiedene Szenarien („Best Case“, „Worst Case“) ein, um auf unvorhergesehene Entwicklungen vorbereitet zu sein.
9. Regelmäßiges Controlling durchführen: Vergleichen Sie laufend Soll- und Ist-Zahlen und passen Sie Ihre Planung bei Bedarf an.
Gerne begleiten wir Sie bei der Umsetzung Ihrer Personalbedarfsplanung. Melden Sie sich einfach bei uns: